SOP PENANGANAN ISU & KRISIS MEDIA SOSIAL

I. TUJUAN

SOP ini disusun sebagai pedoman internal dalam menangani isu, keluhan, atau potensi krisis yang berkembang di media sosial atau ruang publik, guna melindungi reputasi organisasi, klien, dan seluruh tim Renjana Organizer.

II. RUANG LINGKUP

SOP ini berlaku untuk seluruh jajaran Official dan Officer Renjana Organizer, yang dalam pelaksanaannya mencakup koordinasi dan pengawasan terhadap seluruh crew yang terlibat dalam kegiatan.

III. PRINSIP DASAR PENANGANAN ISU

1. Ketenangan dan Profesionalisme
   Setiap isu disikapi secara tenang, proporsional, dan tidak reaktif.

2. Satu Pintu Komunikasi
   Seluruh komunikasi eksternal hanya dilakukan oleh pihak yang ditunjuk secara resmi.

3. Evaluasi Internal Lebih Utama
   Penanganan dan klarifikasi internal didahulukan sebelum mempertimbangkan respons ke ruang publik.

4. Perlindungan Reputasi Klien dan Tim
   Setiap langkah harus mempertimbangkan dampaknya terhadap klien, crew, dan organisasi.

5. Tidak Membesarkan Isu
   Isu yang bersifat minor tidak ditarik menjadi konsumsi publik.

IV. PENUNJUKAN PENANGGUNG JAWAB

1. Penanggung jawab utama penanganan isu adalah CEO Renjana Organizer atau Official yang ditunjuk secara resmi.

2. Official dan Officer wajib menjalankan arahan serta memastikan seluruh crew berada dalam satu garis koordinasi.

V. LARANGAN

Seluruh Official dan Officer wajib memastikan bahwa tidak ada pihak di bawah koordinasinya yang:

1. Memberikan respons apa pun di media sosial (komentar, story, repost, klarifikasi).

2. Membalas pesan langsung (DM) dari pihak luar tanpa arahan resmi.

3. Membuat unggahan pribadi yang berkaitan dengan isu atau kejadian.

4. Menyebarkan tangkapan layar, rekaman, atau percakapan ke luar organisasi.

5. Melakukan klarifikasi versi pribadi di ruang publik.

VI. TINDAKAN YANG DIPERBOLEHKAN

1. Melaporkan isu kepada pimpinan atau Official yang ditunjuk.

2. Mengumpulkan dan menyimpan informasi terkait sebagai dokumentasi internal.

3. Menyampaikan kronologi kejadian secara internal apabila diminta.

4. Menjaga komunikasi internal tetap kondusif dan profesional.

VII. PROSEDUR JIKA DIHUBUNGI PIHAK LUAR

1. Tidak memberikan penjelasan, klarifikasi, atau tanggapan apa pun.

2. Menggunakan jawaban standar berikut:

   “Mohon maaf, kami tidak dalam posisi memberikan tanggapan. Terima kasih.”

3. Segera melaporkan kepada Official atau pimpinan yang ditunjuk.

VIII. PROSEDUR JIKA ISU MENYANGKUT KLIEN

1. Official yang ditunjuk wajib menghubungi klien secara langsung.

2. Menyampaikan kronologi secara jujur, proporsional, dan tidak defensif.

3. Menjelaskan sikap organisasi dalam menyikapi isu.

4. Menegaskan bahwa Renjana Organizer tidak bermaksud menyeret klien ke dalam permasalahan.

5. Mendokumentasikan hasil komunikasi secara internal.

IX. PROSEDUR PERTEMUAN KLARIFIKASI (JIKA DIPERLUKAN)

1. Pertemuan dilakukan berdasarkan pertimbangan pimpinan.

2. Peserta pertemuan dibatasi maksimal dua (2) orang per pihak.

3. Crew lapangan tidak dihadirkan.

4. Pertemuan diutamakan dilakukan secara tatap muka.

5. Tidak dilakukan perekaman tanpa persetujuan seluruh pihak.

6. Hasil pertemuan dicatat dalam notulen internal.

7. Apabila memungkinkan, dibuat pernyataan tertulis bahwa permasalahan telah dibahas dan disepakati untuk tidak dilanjutkan ke ranah publik.

X. DOKUMENTASI INTERNAL

1. Setiap isu wajib didokumentasikan secara internal, meliputi:

   • Kronologi kejadian

   • Arahan pimpinan

   • Hasil evaluasi internal

   • Hasil pertemuan (jika ada)

2. Seluruh dokumentasi bersifat rahasia internal dan tidak disebarluaskan ke pihak luar.

XI. PENUTUP

SOP ini menjadi pedoman bersama bagi seluruh Official dan Officer Renjana Organizer dalam menjaga profesionalisme, koordinasi, dan reputasi organisasi. Setiap pihak wajib memahami dan menjalankan SOP ini dengan penuh tanggung jawab.